Tableau des heures sur le planning d’un salarié : le PDF qui calcule pour vous

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Planning Web ajoute un tableau des heures sous l’agenda PDF d’un salarié. Il indique, jour par jour, les heures travaillées, les heures de nuit, les heures hors plage et les heures non travaillées.

Ensuite, il affiche les totaux de la période. Vous imprimez ou transmettez ainsi un seul document, sans recalcul à la main.

Pourquoi ajouter un tableau des heures au planning d’un salarié ?

Parce qu’un planning indique quand une personne travaille, mais pas combien d’heures cela représente. Pour le savoir, beaucoup de responsables comptent à la main ou recopient les horaires dans un tableur. Cette double saisie prend du temps. De plus, elle laisse la place aux écarts entre le planning affiché et les heures retenues.

Le tableau des heures supprime cette étape. Le PDF reprend les calculs de Planning Web et les place sous la grille de l’agenda. Par conséquent, le salarié, son responsable et le service administratif lisent les mêmes chiffres, sur le même document. C’est utile dans une PME, une collectivité ou une entreprise du bâtiment, où les équipes alternent souvent jours, nuits et horaires décalés.

Enfin, un document chiffré facilite les échanges. Lorsqu’un salarié conteste un total, le responsable retrouve immédiatement les tâches concernées sur la grille, juste au-dessus du tableau.

Que contient le tableau des heures de l’agenda PDF ?

Le tableau comporte quatre lignes, alignées sur les colonnes de l’agenda. Chaque total se lit donc directement sous son jour :

  • Travaillées : les heures de travail du jour ;
  • dont nuit : la part de ces heures effectuée de nuit ;
  • dont hors plage : la part effectuée hors des plages horaires de la ressource (uniquement pour les ressources en mode « Précis ») ;
  • Non travaillées : les heures des tâches qui ne comptent pas comme du travail.

Sous la grille, Planning Web ajoute le total de la page lorsque l’agenda est réparti sur plusieurs pages. Il affiche ensuite les totaux de toute la période. Ainsi, vous contrôlez en un coup d’œil une semaine, un mois ou un cycle complet.

tableau des heures dans planning en vue agenda

Comment Planning Web calcule-t-il ces heures ?

Planning Web utilise les mêmes règles que sa fonction Calcul d’heures. Le tableau des heures et le calcul d’heures affichent donc des résultats cohérents. Les règles principales sont les suivantes :

  • Les codes de tâches sont travaillés ou non travaillés. Le total en tient compte.
  • Une tâche sur la journée entière compte les heures prévues de la ressource.
  • Une tâche avec une durée saisie est comptée en entier sur son jour de début.
  • Une tâche horodatée de 24 heures au maximum, par exemple une nuit de 21 h à 5 h, est rattachée à son jour de début. Au-delà, elle est répartie jour par jour.
  • Les heures de nuit et hors plage ne sont comptées que pour les tâches travaillées.

La période est limitée à 13 mois, comme pour le calcul d’heures.

Comment obtenir un agenda PDF avec le tableau des heures ?

Ouvrez Vues individuelles, choisissez la ressource, puis passez en vue Agenda. L’aperçu du PDF s’affiche tout de suite. La barre du haut regroupe quatre réglages :

  1. La période : dates de début et de fin, avec des raccourcis mois et semaine
  2. Le nombre de pages : de 1 à 12, pratique au-delà de sept jours
  3. Journée 24 h : toute la journée au lieu des heures habituelles
  4. Totaux des heures : active le tableau des heures sous la grille.

Cliquez ensuite sur Télécharger le PDF. Une barre flottante, en bas de l’aperçu, permet de changer de page, de zoomer et d’ajuster le document à la largeur ou à la hauteur de l’écran. Pour plusieurs salariés, l’export groupé reprend les mêmes options et peut fusionner le tout en un seul PDF.

Quel défi technique se cache derrière ce tableau des heures ?

Le défi consiste à garantir un même résultat sur trois supports : l’écran, le PDF et le calcul d’heures. Cela demande de traiter plusieurs cas délicats :

  • Aligner chaque total sous la bonne colonne, même lorsque l’agenda s’étale sur plusieurs pages
  • rattacher correctement une tâche de nuit qui commence un jour et se termine le lendemain
  • appliquer les mêmes règles que le calcul d’heures, sans les dupliquer

Le tableau des heures est-il adapté à votre organisation ?

Il convient à toute équipe qui planifie des horaires et doit les vérifier ensuite. Un responsable de PME remet à chaque salarié un agenda chiffré. Une mairie archive le planning d’un agent avec ses totaux. Une entreprise de chantier justifie les heures de nuit d’une équipe. Dans tous les cas, le document est prêt à imprimer ou à transmettre.

Cette option s’ajoute à une fonction que vous connaissez déjà. Vous saisissez vos tâches comme avant, puis vous activez l’option au moment d’éditer le PDF. En outre, vous pouvez la désactiver à tout moment pour revenir à un agenda épuré. Pour les bases de l’impression, consultez notre guide pour imprimer l’agenda d’un salarié.

FAQ : vos questions sur le tableau des heures

Le tableau des heures est-il obligatoire dans le PDF ?

Non. Il s’active avec l’option Totaux des heures. Vous gardez ainsi la possibilité d’imprimer un agenda simple, sans tableau. Cette option est partagée avec Total d’heures de la vue Liste.

Peut-on imprimer le planning de plusieurs salariés avec les totaux ?

Oui. L’export groupé permet de choisir plusieurs ressources ou affectations sur une même période. Il reprend les options du PDF et peut fusionner toutes les fiches en un seul fichier.

Les heures de nuit sont-elles comptées pour toutes les tâches ?

Non. Planning Web compte les heures de nuit et hors plage uniquement pour les tâches travaillées. Les tâches non travaillées apparaissent dans la ligne Non travaillées.

Sur quelle durée peut-on calculer les heures ?

Sur 13 mois au maximum. L’agenda peut être réparti sur 1 à 12 pages, avec un total par page et un total pour la période.

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Vous voulez voir ce tableau des heures sur vos propres plannings ? Découvrez Planning Web en action avec un compte de démonstration. Une question sur votre cas d’usage ? Écrivez-nous ou appelez nous !.

Calcul d’heures en jours : la nouveauté de Planning Web

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Beaucoup d’entreprises raisonnent en jours, pas en heures. Les congés, les formations, les interventions chez un client et la facturation se comptent en journées. Pourtant, Planning Web totalisait jusqu’ici uniquement des heures.

Pourquoi compter en jours plutôt qu’en heures ?

Un dirigeant de TPE ou de PME pense rarement en heures. Il veut savoir combien de jours de formation ont été réalisés. Il cherche aussi à connaître les jours de présence d’une équipe. Certains facturent même leurs interventions à la journée.

Jusqu’ici, il fallait donc convertir les heures en jours de travail à la main, souvent dans un tableur. Cette opération prend du temps. Elle génère aussi des erreurs, surtout quand les ressources n’ont pas toutes le même horaire.

Un temps partiel, une équipe à 35 h, une autre à 39 h, des horaires qui changent selon le jour : chaque cas fausse la conversion. Le calcul d’heures en jours automatique règle ce problème.

Le sélecteur Heures / Jours dans la page Calcul d’heures

La page Calcul d’heures de Planning Web affiche désormais tous ses résultats en jours, arrondis à la demi-journée. Un sélecteur Heures / Jours se trouve à côté du bouton Calculer. Par défaut, l’affichage reste en heures.

La bascule est instantanée. Vous n’avez pas besoin de relancer le calcul, car Planning Web calcule les deux unités en même temps.

Tout suit l’unité choisie :

  • les totaux travaillé et non travaillé ;
  • le tableau par code d’activité ;
  • les résultats par ressource et par affectation ;
  • les répartitions détaillées ;
  • l’onglet de ventilation par jour ;
  • le graphique en anneau.

De plus, les exports PDF et Excel reprennent l’unité affichée à l’écran. Vous transmettez donc exactement ce que vous voyez.

Une conversion qui respecte l’horaire de chaque ressource

Planning Web ne divise pas simplement les heures par 8. Le logiciel s’appuie sur les heures prévues de chaque ressource, jour par jour. Il tient compte des horaires généraux de l’entreprise, des horaires hebdomadaires propres à la ressource et des plages horaires précises.

Ainsi, une même tâche de 4 h ne vaut pas la même chose pour tout le monde. Elle représente 0,5 jour pour une personne qui travaille 8 h ce jour-là. En revanche, elle représente 1 jour pour une personne qui ne travaille que 4 h ce jour-là.

Le résultat reflète donc la réalité de chaque collaborateur, y compris à temps partiel.

Les règles du décompte en demi-journées

Planning Web arrondit à la demi-journée supérieure, avec un maximum de 1 jour par jour. Voici des exemples pour une ressource qui travaille 8 h ce jour-là.

Tâche planifiéeRésultat
Journée entière un jour travaillé1 jour
Journée entière un jour non travaillé (ex. samedi)0 jour
De 8 h à 12 h0,5 jour
De 8 h à 10 h0,5 jour
De 8 h à 17 h1 jour
Durée saisie de 4 h0,5 jour

Une demi-journée entamée compte donc pour une demi-journée. C’est pourquoi une tâche de 8 h à 10 h vaut 0,5 jour.

Le travail de nuit

Une nuit complète, par exemple de 21 h à 5 h, compte pour 1 jour. Planning Web ne la découpe pas en deux demi-journées sur deux dates. Une personne qui ne travaille que de nuit totalise ainsi un jour par nuit.

Cette règle intéresse particulièrement les équipes en horaires décalés. C’est le cas, par exemple, d’un logiciel de planning pour le gardiennage, où les agents enchaînent les rondes de nuit.

Le travail un jour habituellement non travaillé

Une ressource peut travailler un samedi, alors que ce jour n’est pas prévu à son horaire. Planning Web compte alors ce travail sur la base d’une journée moyenne de la personne. Il le signale aussi comme « hors plage ». Vous repérez ainsi les écarts au premier coup d’œil.

Les bénéfices pour votre entreprise

Ce calcul d’heures en jours apporte des gains concrets au quotidien :

  • Plus de conversion manuelle : fini les allers-retours dans un tableur.
  • Des chiffres exploitables : congés, paie, facturation au jour et bilans de formation s’appuient sur des données fiables.
  • Un calcul juste : les temps partiels et les horaires variables sont pris en compte.
  • Un export prêt à transmettre : le PDF ou le fichier Excel part directement chez votre comptable, votre client ou votre direction.
  • Aucune attente : le passage des heures aux jours est immédiat.

Si vous suivez aussi les absences, consultez notre article sur la gestion des congés en ligne. Les deux fonctions se complètent bien.

Comment utiliser le calcul d’heures en jours

Le parcours tient en quatre étapes :

  1. Ouvrez la page Calcul d’heures.
  2. Choisissez la période (mois en cours, semaine précédente, dates personnalisées) et filtrez si besoin par ressource, affectation ou équipe.
  3. Cliquez sur Calculer.
  4. Basculez sur Jours avec le sélecteur, puis exportez en PDF ou XLS si nécessaire.

Vous trouverez le détail dans la rubrique « Calcul d’heures » de la documentation de l’application.

Les limites à connaître

Ce calcul a trois limites, et mieux vaut les connaître :

  • Le quota d’heures d’une ressource (par exemple 1 607 h par an) et son solde restent affichés en heures, car le quota est défini en heures.
  • L’arrondi se fait toujours à la demi-journée supérieure. Une courte intervention d’une heure compte donc pour une demi-journée. Ce choix est volontaire et suit la logique de la demi-journée entamée.
  • La période de calcul reste limitée à 13 mois, comme pour le calcul en heures.

FAQ : calcul d’heures en jours dans Planning Web

Comment afficher le calcul d’heures en jours ?

Ouvrez la page Calcul d’heures, lancez le calcul avec le bouton Calculer, puis choisissez Jours dans le sélecteur Heures / Jours. L’affichage change aussitôt, sans nouveau calcul.

Planning Web arrondit-il les jours à la demi-journée ?

Oui. Le logiciel arrondit à la demi-journée supérieure, avec un maximum de 1 jour par jour. Une tâche de 8 h à 10 h compte ainsi pour 0,5 jour.

Les exports PDF et Excel sont-ils aussi en jours ?

Oui. Les exports PDF et Excel reprennent l’unité affichée à l’écran. Si vous affichez les jours, l’export contient les jours.

Le quota d’heures est-il converti en jours ?

Non. Le quota d’heures et son solde restent en heures, puisque le quota est défini en heures.

Comment est compté le travail de nuit ?

Une nuit complète, par exemple de 21 h à 5 h, compte pour 1 jour. Elle n’est pas répartie sur deux dates.

Essayez le calcul d’heures en jours

Vous gérez des équipes en temps partiel, en horaires variables ou en poste de nuit ? Le calcul d’heures en jours vous fait gagner du temps et fiabilise vos totaux. Pour comparer les solutions du marché, lisez notre guide Comment choisir son logiciel de planning en 2026. Les PME trouveront aussi des repères dans notre page sur le logiciel de planning pour PME.

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Annualisation du temps de travail : calcul, compteur d’heures et suivi au quotidien

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L’annualisation du temps de travail permet d’adapter les horaires des salariés aux variations d’activité. Ainsi, les semaines chargées compensent les semaines creuses, sur une période de référence d’un an. Ce mode d’organisation apporte de la souplesse. En revanche il impose un suivi rigoureux des heures. Voici donc comment fonctionne l’annualisation, comment la calculer et comment la suivre sans tableur.

Qu’est-ce que l’annualisation du temps de travail ?

L’annualisation est une forme d’aménagement du temps de travail. Au lieu de raisonner sur 35 heures par semaine, l’entreprise raisonne en effet sur un volume d’heures annuel. Par exemple, le salarié peut ainsi travailler 40 heures en haute saison et 30 heures en période calme, sans que ces écarts soient traités semaine par semaine.

Elle concerne surtout les activités saisonnières ou irrégulières : services à la personne, tourisme, restauration, BTP, collectivités, associations. Pour l’employeur, elle limite notamment le recours aux heures supplémentaires en pic d’activité. Pour le salarié, elle s’accompagne par ailleurs souvent d’un salaire mensuel constant.

Un cadre fixé par accord

L’annualisation est en principe prévue par un accord d’entreprise ou un accord de branche. Cet accord précise notamment :

  • la période de référence, généralement de 12 mois, qui ne commence pas forcément en janvier
  • les limites hautes et basses de la durée hebdomadaire
  • le traitement des absences, des arrivées et des départs en cours de période
  • enfin, les modalités de communication du compteur d’heures aux salariés.

Chaque accord a ses spécificités. C’est pourquoi, il reste la référence pour paramétrer votre suivi.

Comment calculer l’annualisation : la référence des 1607 heures

Pour un salarié à temps plein, la durée annuelle de référence est de 1607 heures. Ce volume correspond à 35 heures par semaine sur une année, après déduction des congés payés et des jours fériés, journée de solidarité incluse.

Pour un salarié à temps partiel, on applique le prorata du contrat. Un salarié à 80 % aura ainsi un volume d’environ 1286 heures par an.

Pour un salarié arrivé ou parti en cours d’année, le volume est proratisé selon sa durée de présence sur la période de référence. L’accord précise généralement la méthode de calcul.

Les heures supplémentaires en fin de période

En annualisation, les heures effectuées au-delà de 35 heures une semaine donnée ne sont pas automatiquement des heures supplémentaires. Elles se compensent avec les semaines plus légères. Les heures supplémentaires sont en principe décomptées en fin de période de référence, pour les heures réalisées au-delà de 1607 heures. Certains accords prévoient toutefois un plafond hebdomadaire au-delà duquel les heures sont payées au fil de l’eau.

Le lissage de la rémunération

Le plus souvent, le salaire est lissé : le salarié perçoit chaque mois la même rémunération, calculée sur l’horaire moyen. Une régularisation intervient en fin de période si le compteur fait apparaître un écart. Le lissage relève de la paie, mais il repose entièrement sur un compteur d’heures fiable.

Le compteur d’heures, cœur de l’annualisation

Le compteur d’heures est l’outil central de l’annualisation. Pour chaque salarié, il compare deux valeurs :

  • les heures dues depuis le début de la période de référence
  • les heures réellement planifiées ou effectuées sur la même période.

Le solde indique si le salarié est en avance ou en retard sur son volume annuel. Un solde négatif en milieu d’année n’est pas forcément un problème : il peut correspondre à une période creuse prévue. C’est pourquoi le suivi doit aussi permettre une projection jusqu’à la fin de la période.

Tenir ce compteur dans un tableur devient vite fastidieux. Chaque modification de planning oblige à recalculer, et le risque d’écart augmente avec le nombre de salariés. C’est l’une des raisons pour lesquelles de nombreuses structures cherchent à remplacer Excel pour leur planning d’équipe.

Suivre l’annualisation avec Planning Web

Planning Web intègre un système de quota d’heures par salarié, adapté au suivi de l’annualisation. Le principe est simple : le planning sert à la fois à organiser le travail et à alimenter le compteur.

Un quota annuel par salarié

Dans la fiche de chaque salarié, vous définissez un quota (par exemple 1607 heures) et le premier mois de la période de référence : janvier, juin, septembre ou tout autre mois. Un salarié à temps partiel reçoit simplement un quota proratisé.

quota annuel d'un salarié dans planning web

Deux soldes complémentaires

Dans le calcul d’heures, Planning Web affiche deux informations côte à côte :

  • le solde au prorata, qui compare les heures planifiées aux heures dues sur les dates choisies. Il répond à la question : « Où en est le salarié aujourd’hui ? » ;
  • le solde de fin de période, qui compare le quota complet à toutes les heures planifiées, y compris celles déjà prévues dans les mois à venir. Il répond à la question : « Le volume sera-t-il atteint au terme de la période ? ».
solde annualisation dans planning web

Obtenir ces deux vues en un seul calcul, sans ralentir l’application, a demandé un vrai travail technique. Les deux soldes sont calculés à partir d’une seule lecture des données, avec des tests garantissant que les calculs d’heures existants restent strictement identiques.

Travaillé ou non travaillé : un réglage déterminant

Chaque type de tâche est paramétré comme « travaillé » ou « non travaillé ». Les congés, par exemple, sont affichés à part et ne réduisent pas le quota dû. Ce fonctionnement est cohérent avec la référence des 1607 heures, qui intègre déjà les congés payés. Les congés eux-mêmes peuvent être gérés directement dans l’outil grâce à la gestion des congés en ligne.

Des exports pour la paie

Les résultats s’exportent en PDF et en Excel, avec le solde, la base du quota et le quota dû. Planning Web assure le suivi des heures. Le lissage de la rémunération et la majoration des heures supplémentaires restent du ressort de votre logiciel de paie.

Le fonctionnement détaillé est présenté sur la page Quota d’heures et annualisation.

Questions fréquentes sur l’annualisation du temps de travail

Pourquoi 1607 heures par an ?

Ce volume correspond à 35 heures hebdomadaires sur une année, après déduction des congés payés et des jours fériés. Il intègre la journée de solidarité. C’est la référence pour un salarié à temps plein en annualisation.

La période de référence commence-t-elle forcément en janvier ?

Non. L’accord peut fixer une période de 12 mois consécutifs commençant à n’importe quelle date, par exemple de septembre à août pour suivre une année scolaire.

Quand les heures supplémentaires sont-elles payées en annualisation ?

En principe, elles sont décomptées en fin de période de référence, pour les heures effectuées au-delà de 1607 heures. Un accord peut prévoir un paiement en cours de période au-delà d’un plafond hebdomadaire.

Comment suivre le solde d’heures d’un salarié en cours d’année ?

Il faut comparer les heures planifiées aux heures dues à la même date. Un logiciel de planning avec un quota annuel, comme Planning Web, calcule automatiquement ce solde au prorata et la projection en fin de période.

Un logiciel de planning remplace-t-il le logiciel de paie ?

Non. Il fournit le compteur d’heures et les soldes de chaque salarié. La rémunération lissée, les majorations et les régularisations restent gérées par la paie.

Pour aller plus loin

L’annualisation est un critère important lors du choix d’un outil. Pour comparer les solutions, consultez notre guide Comment choisir son logiciel de planning en 2026.

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Planning Web détecte les tâches hors plages horaires de vos salariés

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Alerte Planning Web quand une tâche sort des horaires habituels d'un salarié

Vous planifiez une intervention pour un de vos salariés, de 12h à 13h, chez un client. Vous confirmez au client, c’est réservé. Le lendemain, votre salarié vous demande pourquoi vous lui avez confié une intervention en dehors de ses horaires. Il faut rappeler le client, trouver un nouveau créneau, et gérer la situation dans l’urgence…

Ce type de situation est courant dès qu’un planning gère plusieurs salariés avec des horaires différents. Une secrétaire, un responsable ou un remplaçant qui saisit une tâche ne connaît pas toujours par cœur les horaires précis de chaque personne. Planning Web propose désormais une réponse directe à ce problème.

Trois façons de définir les horaires de chaque salarié

Planning Web permet déjà de personnaliser les horaires par salarié, en plus des horaires généraux que vous définissez dans les paramètres de la société. Vous choisissez parmi trois modes :

  • Les heures définies dans les paramètres, communes à toute la société. C’est le mode par défaut.
  • Des heures simples, une valeur par jour de semaine, propre au salarié.
  • Des plages horaires précises, avec des créneaux définis jour par jour (par exemple 8h à 12h et 14h à 18h).

C’est ce troisième mode, les plages précises, qui permet à Planning Web de savoir exactement quand un salarié travaille, heure par heure, et pas seulement combien d’heures il doit faire dans la journée.

Créer les plages horaires d'un salarié dans le planning Web
Définir les plages horaires d’un salarié

Une alerte avant l’enregistrement d’une tâche hors plage

Quand vous configurez un salarié en mode « plages précises », Planning Web surveille désormais chaque tâche avec horaires qui lui est affectée. Si vous déplacez, redimensionnez ou créez une tâche depuis le panneau des tâches à planifier, ou si vous modifiez ses dates, et qu’elle tombe en dehors des plages de travail du salarié, une fenêtre de confirmation apparaît immédiatement.

Le message est clair : la tâche sort des horaires habituels de la personne, et vous devez confirmer explicitement avant que l’enregistrement devienne définitif. Un simple refus annule l’action.

Dans l’exemple du rendez-vous de 17h à 18h, cette alerte se déclenche dès la saisie, avant même d’enregistrer le planning.

Le défi technique : une vérification fiable, pas seulement visuelle

Afficher une alerte à l’écran est une chose. Empêcher qu’on la contourne en est une autre. Dans un planning que plusieurs personnes utilisent en même temps au sein d’une même société, on peut créer ou modifier une tâche depuis plusieurs points de l’interface : le planning lui-même, le panneau des tâches à planifier, ou un enregistrement en lot.

Nous avons donc construit ce contrôle pour qu’il revérifie chaque tâche côté serveur, et pas seulement côté navigateur. Planning Web n’enregistre jamais une tâche hors plage sans confirmation explicite, quel que soit le chemin que vous empruntez pour la créer ou la modifier. Cette double vérification garantit la cohérence du planning, même quand plusieurs utilisateurs travaillent en parallèle.

Un repère visuel directement sur le planning

Le mode « plages précises » apporte aussi un repère visuel. Dans la vue par heures du planning, quand vous affichez une seule ressource ou toutes les ressources sur une seule journée, les créneaux en dehors des plages de travail prennent un fond gris translucide. Les créneaux réellement travaillés restent blancs.

Ce repère se combine avec les indicateurs existants, comme les heures de nuit ou le week-end. Vous le retrouvez aussi sur l’agenda PDF d’un salarié, dans l’aperçu de la page Suivi et dans l’impression individuelle depuis la page d’impression.

Ventiler les heures hors plage dans le calcul d’heures

Le calcul d’heures de Planning Web affiche désormais une colonne « Hors plage », dans les tableaux par code et par ressource. Elle indique le nombre d’heures des tâches horodatées qui tombent en dehors des plages de travail d’un salarié en mode « plages précises ». Le calcul rapide depuis le planning affiche le même total.

Cette information permet à un responsable de repérer, salarié par salarié, les écarts entre les horaires prévus et les horaires réellement planifiés, sans vérifier chaque tâche manuellement.

distinctions de heures hors plages horaire dans le calcul d'heures de Planning Web
distinctions de heures hors plages horaire

Plusieurs plages par jour : le cas des métiers en services

Le mode « plages précises » ne se limite pas à un seul créneau par jour. Un salarié peut avoir plusieurs plages sur une même journée, ce qui correspond parfaitement aux métiers organisés en services, comme la restauration : petit-déjeuner, déjeuner et dîner, avec des coupures entre chaque service.

Planning Web prend en compte chaque plage indépendamment pour calculer les heures et détecter les tâches hors plage, ce qui permet un contrôle précis même avec des horaires fractionnés dans la journée.

On peut créer plusieurs plages horaires

Questions fréquentes

Comment activer les plages horaires personnalisées pour un salarié ?

Ouvrez la fiche du salarié dans la page Ressources, cliquez sur le bouton « Heures hebdomadaires », puis sélectionnez le mode « Plages précises » et renseignez les créneaux souhaités pour chaque jour.

Une tâche journée entière peut-elle être signalée hors plage ?

Non. Le contrôle ne concerne que les tâches ayant des horaires de début et de fin. Une tâche journée entière, sans horaire précis, n’est jamais signalée hors plage.

Peut-on tout de même enregistrer une tâche hors plage malgré l’alerte ?

Oui. L’alerte demande une confirmation, elle ne bloque pas l’action de façon définitive. L’objectif est d’attirer l’attention avant l’enregistrement, pas d’empêcher les exceptions justifiées.

Cette fonctionnalité est-elle accessible à tous les rôles utilisateurs ?

L’enregistrement des heures personnalisées d’un salarié est réservé aux rôles Superviseurs et Utilisateurs. La visualisation des plages et des alertes reste accessible aux autres rôles concernés par la planification.

Comment revenir aux horaires par défaut de la société pour un salarié ?

Rouvrez le bouton « Heures hebdomadaires » de la ressource, sélectionnez « Utiliser les heures définies dans les paramètres », validez, puis enregistrez la fiche.

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Organiser vos plannings en dossiers : la bonne pratique à adopter dès le départ

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Restreindre un utilisateur à des dossiers dans GNT Planning Web

Un compte GNT Planning Web démarre souvent avec deux ou trois plannings. Quelques mois plus tard, ce sont vingt, trente plannings qui s’accumulent à la racine, sans structure. Retrouver le bon devient long, et chaque collaborateur voit tout, même ce qui ne le concerne pas. Une habitude simple évite ce désordre : classer ses plannings dans des dossiers dès la création du compte.

Pourquoi ranger ses plannings dès le départ

Créer des dossiers après coup, une fois que trente plannings traînent à la racine, prend du temps. Les nommer par chantier, par client ou par service dès le début coûte quelques minutes et structure durablement votre espace de travail. Chaque nouveau planning trouve immédiatement sa place, et vos collègues s’y retrouvent sans avoir à chercher.

les plannings de projets dans sodeasoft gnt planning web

Cette organisation a un second effet, moins visible au départ : elle rend possible la gestion fine des accès de votre équipe.

Créer et organiser ses dossiers dans GNT Planning Web

Depuis l’écran d’accueil, en vignettes, un menu d’actions rapides permet de déplacer un planning dans un dossier, en glisser-déposer ou via le menu contextuel. Les dossiers se créent à la volée, par projet, par client ou par équipe selon votre activité. Si un dossier est supprimé, les plannings qu’il contenait ne disparaissent pas : ils repassent simplement à la racine, dans « Mes plannings ».

Cette structure en dossiers est disponible sur tous les comptes. Elle prend tout son sens à partir du moment où plusieurs collaborateurs travaillent sur le même compte.

Le bénéfice caché : restreindre l’accès de vos collaborateurs

Une fois vos plannings organisés en dossiers, un Superviseur peut restreindre un Utilisateur ou un Consultant à un ou plusieurs dossiers précis. Cette personne ne verra alors que les plannings de ces dossiers. Tout le reste, les autres dossiers comme les plannings restés à la racine, lui devient invisible.

Concrètement, un chef d’équipe qui gère plusieurs chantiers peut donner à chaque collaborateur la visibilité sur son seul chantier, sans créer de compte séparé ni dupliquer les plannings. La restriction s’applique immédiatement, sans reconnexion nécessaire, et se lève tout aussi simplement en décochant les dossiers concernés.

dossiers autorisés dans le logiciel de planning de projet

Ce que peut faire, et ne peut pas faire, un utilisateur restreint

Un collaborateur restreint garde une vraie autonomie dans son périmètre. Il peut ouvrir, modifier, dupliquer les plannings de ses dossiers autorisés, et créer de nouveaux plannings à l’intérieur. Il peut aussi renommer ou supprimer ses dossiers, et en créer de nouveaux, qui s’ajoutent automatiquement à sa liste.

En revanche, aucune action n’est possible à la racine : ni création de planning, ni import d’un fichier .gntx. Un Superviseur, lui, ne peut jamais être restreint. Et si tous les dossiers autorisés à un utilisateur sont supprimés, il reste restreint et ne voit plus aucun planning, jusqu’à ce qu’on lui attribue de nouveaux dossiers ou qu’on lève la restriction.

Cette fonctionnalité est incluse dans les plans Pro et Team.

Questions fréquentes

Faut-il réorganiser tous ses plannings pour utiliser la restriction par dossiers ?

Non. La restriction s’applique aux dossiers existants. Mais partir avec une structure en dossiers dès le début évite d’avoir à tout réorganiser plus tard.

Un collaborateur restreint peut-il voir les plannings de ses collègues dans un dossier autorisé ?

Oui. La restriction porte sur les dossiers, pas sur les personnes. Dans un dossier autorisé, il voit les plannings de tous ceux qui y ont accès.

Que se passe-t-il si je supprime un dossier auquel un collaborateur est restreint ?

Les plannings du dossier repassent à la racine. Si c’était le seul dossier autorisé au collaborateur, il ne voit plus aucun planning tant qu’un Superviseur ne lui attribue pas de nouveaux dossiers.

Un Superviseur peut-il être restreint à certains dossiers ?

Non, un Superviseur a toujours accès à l’ensemble des dossiers et plannings de l’entreprise.

Cette fonctionnalité est-elle disponible sur le plan Free ?

Non, elle est réservée aux plans Pro et Team.

Bien organisé dès le premier jour, un compte GNT Planning Web reste lisible même à plusieurs dizaines de plannings, et vous gardez la main sur qui voit quoi.

Découvrez GNT Planning Web ou consultez le détail de la gestion des dossiers et des plannings.

Export PDF planning : coins arrondis et espacements design

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export PDF planning design

Un planning de projet Gantt bien organisé, c’est une chose. Un planning agréable à regarder en est une autre. Avec GNT Planning Web, vous pouvez désormais personnaliser l’apparence de votre export PDF pour lui donner un rendu plus moderne, plus aéré, plus proche d’une carte que d’un tableau administratif.

Le problème avec les exports PDF classiques

Jusqu’à présent, l’export PDF de votre planning suivait une mise en page strictement anguleuse. Trois blocs se touchaient sans aucun espace : la colonne des titres, la barre des dates, et la grille de planification. Un rendu fonctionnel, certes, mais parfois un peu froid pour une présentation client ou une communication interne.

Beaucoup d’utilisateurs imaginaient un rendu différent : des coins arrondis, un peu d’air entre les zones, une lecture plus fluide. C’est exactement ce que propose cette nouvelle fonctionnalité.

Deux nouveaux réglages dans les options d’export

L’interface d’export PDF de GNT Planning Web s’enrichit d’un nouveau cadre « Style arrondi et espacements », avec deux curseurs simples à utiliser.

Coins arrondis (0 à 8 mm) Ce réglage arrondit le contour extérieur de chaque bloc du planning. Les lignes internes, comme les séparateurs de jours ou de semaines, restent nettes et droites. Seule la silhouette générale de chaque zone adopte des coins doux.

Espacement des blocs (0 à 15 mm) Ce curseur insère un espace uniforme entre les différentes zones du planning : entre le bandeau de titre et la barre des dates, entre la colonne des titres et la grille, et entre la barre des dates et la grille elle-même. Résultat : une composition qui respire, plutôt qu’un bloc compact.

Ces deux réglages s’appliquent à quatre zones distinctes de votre planning : le bandeau de titre en haut de page, la colonne des titres à gauche, la barre des dates, et la grille de planification.

Une fonctionnalité 100 % optionnelle

Les deux valeurs sont fixées à 0 par défaut. Autrement dit, si vous ne touchez à rien, votre export PDF reste identique à ce qu’il a toujours été. Aucun utilisateur ne voit son planning changer sans l’avoir décidé lui-même.

Un aperçu en direct pendant le réglage

L’un des points forts de cette fonctionnalité, c’est sa simplicité d’usage. Sous les deux curseurs, un petit schéma affiche en temps réel trois rectangles représentant les zones « Titres », « Dates » et « Planning ». Dès que vous déplacez un curseur, ce schéma s’arrondit ou s’écarte instantanément, avant même de générer le PDF.

Vous voyez donc immédiatement l’effet de vos réglages, sans avoir à exporter plusieurs fois pour trouver le bon compromis. Une fois satisfait du rendu, il ne reste plus qu’à générer le PDF final.

Une fonctionnalité pensée pour durer

Ces réglages sont enregistrés directement dans votre fichier de planning. Ainsi, si vous ouvrez ce planning plus tard, ou même dans une version antérieure du logiciel, la mise en page reste lisible. Seuls les coins arrondis et les espacements ne seraient pas repris par une version qui ne les connaît pas encore, sans jamais casser l’affichage.

Plusieurs garde-fous ont également été mis en place pour éviter tout rendu aberrant, notamment sur les zones les plus fines du planning, comme la barre des dates. L’arrondi y est automatiquement plafonné pour rester harmonieux, quelle que soit la valeur choisie.

Pourquoi ce détail compte

Un planning que vous partagez avec un client, un partenaire ou votre direction reflète aussi l’image de votre entreprise. Un rendu visuel soigné, sans effort supplémentaire de votre part, valorise votre communication. C’est un petit réglage, mais il change concrètement la perception d’un document que vous envoyez chaque semaine.

Pour tout savoir sur les options d’export disponibles, consultez notre page dédiée à l’export de votre planning de Gantt en PDF. Pour aller plus loin sur la présentation de vos plannings en réunion, retrouvez notre article sur comment projeter votre planning en réunion.

Questions fréquentes

Faut-il payer un abonnement supplémentaire pour ces réglages ?

Non, les coins arrondis et les espacements sont disponibles directement dans les options d’export PDF de GNT Planning Web, sans surcoût.

Est-ce que cela modifie mes anciens plannings déjà exportés ?

Non. Les valeurs par défaut sont à 0, donc vos exports existants restent strictement identiques tant que vous ne modifiez pas les curseurs vous-même.

Puis-je appliquer un arrondi différent à chaque zone du planning ?

Non, le réglage s’applique de façon uniforme aux quatre zones (bandeau de titre, colonne des titres, barre des dates, grille) pour garder une cohérence visuelle sur l’ensemble du document.

Ce réglage fonctionne-t-il aussi sur mobile ou tablette ?

Oui, les options d’export PDF sont accessibles depuis n’importe quel navigateur, GNT Planning Web fonctionnant entièrement dans le navigateur sans installation.

Comment choisir les bonnes valeurs pour mon planning ?

L’aperçu en direct affiché sous les curseurs vous permet de tester plusieurs combinaisons avant de générer le PDF. Vous pouvez donc ajuster à l’œil, sans contrainte technique.

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Annulez une modification en un clic, même à plusieurs sur le même planning

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Annuler une modification sur un planning

On travaille vite sur un planning. Une tâche déplacée un peu trop rapidement, un mauvais horaire saisi, une suppression décidée puis regrettée quelques secondes après : ça arrive à toutes les équipes, surtout en pleine semaine chargée. Jusqu’ici, revenir en arrière dans Planning Web demandait de tout ressaisir à la main.

Ce n’est plus le cas. Après les rappels automatiques ou l’édition tactile sur mobile, Planning Web ajoute un bouton Annuler dans sa barre d’outils, accompagné du raccourci Ctrl+Z pour les habitués du clavier. Une fonction qui semble toute simple, mais qui posait une vraie question dès qu’on l’imagine sur un planning que plusieurs personnes modifient en même temps.

Comment fonctionne l’annulation dans Planning Web

Le principe est direct : à chaque instant, Planning Web garde en mémoire votre toute dernière action. Si vous changez d’avis, un clic sur l’icône Annuler restaure aussitôt l’état précédent, comme dans un traitement de texte.

L’annulation couvre les gestes les plus courants sur une tâche :

  • la création d’une tâche
  • la modification via la fenêtre d’édition
  • le déplacement à la souris
  • le redimensionnement à la souris
  • la suppression

Concrètement, une tâche déplacée au mauvais endroit revient à sa place en un clic. Une tâche supprimée par réflexe réapparaît instantanément, sans même repasser par la corbeille.

Deux règles simples à connaître :

  • L’annulation ne porte que sur la toute dernière action, pas sur un historique complet. Pas d’empilement, pas de « annuler, puis annuler encore ». Ce choix est volontaire : un geste rapide et sans ambiguïté plutôt qu’une pile compliquée à suivre.
  • Elle reste disponible le temps de votre session en cours, pendant une fenêtre d’environ 45 secondes. Passé ce délai, ou après un rechargement de page, l’action n’est plus annulable. Autant dire qu’il vaut mieux agir vite, comme un vrai réflexe de clavier.

Le vrai défi : un planning modifié à plusieurs en temps réel

Sur un traitement de texte, vous êtes seul face à votre document. Sur Planning Web, plusieurs membres d’une même équipe peuvent modifier le même planning au même moment : un responsable ajuste des horaires pendant qu’un collègue déplace une tâche sur un autre poste, ailleurs sur l’écran.

Un bouton Annuler classique, pensé pour un usage solo, aurait pu créer un problème inattendu : annuler votre dernière action au mauvais moment, en écrasant au passage ce qu’un collègue venait de faire sur la même tâche quelques secondes plus tôt. C’est précisément ce point qui a demandé le plus de travail.

Avant d’appliquer une annulation, Planning Web vérifie désormais que personne d’autre n’est en train de travailler sur la tâche concernée. Ce contrôle s’appuie sur le même mécanisme de verrouillage qui protège déjà vos plannings contre les modifications simultanées. Si un collègue a la tâche ouverte au moment où vous cliquez sur Annuler, l’action est bloquée avec un message clair, plutôt que d’écraser silencieusement son travail.

Autre choix assumé : certaines actions ne sont volontairement pas couvertes par l’annulation. C’est le cas des opérations groupées, comme coller une semaine entière, décaler plusieurs dates ou modifier une série de tâches liées entre elles. Ces actions touchent un nombre de tâches trop important pour garantir un retour en arrière fiable et instantané. Plutôt qu’une fausse promesse, Planning Web réserve l’annulation aux gestes du quotidien, ceux où elle apporte une vraie tranquillité d’esprit sans complexifier l’ensemble du planning.

Résultat : une fonction qui paraît toute simple à l’usage, un bouton, un raccourci, un retour en arrière instantané, mais qui repose sur une vérification pensée spécifiquement pour un planning d’équipe utilisé à plusieurs en temps réel.

Combien de temps ai-je pour annuler une action ?

Environ 45 secondes après l’avoir effectuée, tant que votre session reste active. Passé ce délai ou après un rechargement de page, l’action n’est plus annulable et Planning Web l’indique clairement.

L’annulation fonctionne-t-elle sur les actions groupées, comme coller une semaine ?

Non, volontairement. Les opérations qui touchent plusieurs tâches à la fois (copier-coller une période, décaler des dates, gérer des séries ou des cycles) ne sont pas couvertes, car un retour en arrière fiable sur un grand nombre de tâches n’est pas garanti de la même façon.

Que se passe-t-il si un collègue travaille sur la même tâche que moi ?

Planning Web vérifie qu’aucun autre utilisateur n’a la tâche ouverte au moment où vous cliquez sur Annuler. Si c’est le cas, l’annulation est bloquée le temps qu’il termine, pour ne jamais écraser une modification en cours ailleurs.

Puis-je annuler plusieurs actions à la suite, comme un historique ?

Non. Seule la toute dernière action peut être annulée, une seule fois. C’est un choix de simplicité : pas de pile d’actions à gérer, un geste clair à chaque fois.

Comment déclencher l’annulation ?

Deux façons, au choix : cliquer sur l’icône dédiée dans la barre d’outils du planning, ou utiliser le raccourci clavier Ctrl+Z, comme dans la plupart des logiciels bureautiques.

En résumé

Reprendre la main sur une action un peu trop rapide, sans repasser par une ressaisie manuelle, y compris sur un planning partagé à plusieurs : c’est tout l’objectif de cette nouvelle fonction Annuler. Elle vient compléter les évolutions récentes de Planning Web pensées pour fluidifier le travail d’équipe au quotidien, sans jamais sacrifier la sécurité des données de chacun.

Pour aller plus loin sur le choix d’un outil adapté à votre équipe, consultez notre guide Comment choisir son logiciel de planning en 2026.

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Comment faire un planning prévisionnel sans date fixe ?

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Certains projets démarrent sans date de lancement connue. C’est fréquent dans un dossier d’appel d’offres : vous devez présenter un planning avant même la signature du marché. Impossible, dans ce cas, de poser une date de début réelle.

La solution : construisez un planning prévisionnel, organisé par semaines relatives, puis décalez le d’un seul geste une fois la date connue.

planning gantt prévisionnel

Qu’est-ce qu’un planning prévisionnel ?

Un planning prévisionnel ne comporte aucune date réelle. Au lieu d’afficher des jours du calendrier, il numérote les périodes de façon relative : semaine 1, semaine 2, semaine 3, et ainsi de suite. Vous positionnez chaque tâche par rapport au début du projet, en semaine 1, plutôt que par rapport à une date fixe.

Cette approche répond à un besoin précis : montrer l’enchaînement et la durée des tâches sans vous engager sur un calendrier réel. C’est différent d’un planning classique, où chaque tâche porte une date précise. C’est différent aussi d’un rétroplanning, qui part d’une date de fin connue pour remonter les étapes. Le planning prévisionnel, lui, n’a ni date de début ni date de fin : seuls la durée et l’ordre des tâches comptent.

Pourquoi construire un planning par semaines plutôt que par dates

Trois cas d’usage reviennent souvent :

Les appels d’offres. Un dossier de candidature doit démontrer une organisation du chantier ou du projet, alors que la date de démarrage n’est pas encore actée. Ce cas concerne particulièrement les dossiers d’architecte, où le planning prévisionnel fait partie des pièces attendues.

Les projets en phase d’avant-vente. Avant la signature d’un contrat, vous voulez montrer au client à quoi ressemblera l’exécution, sans figer un calendrier qui n’a pas encore de sens.

Les plannings types réutilisables. Un planning construit par semaines relatives sert de modèle pour plusieurs projets similaires, chacun démarrant à une date différente.

Dans tous ces cas, la numérotation par semaines vous évite de refaire le planning dès que la date réelle change ou se précise. Ce type de besoin fait partie des critères à examiner avant de choisir son logiciel de planning.

Exemple concret : un dossier d’architecte

Un cabinet d’architecture monte un dossier d’appel d’offres pour la construction d’un bâtiment, à destination des entreprises du bâtiment qui candidatent sur le chantier. Ce dossier doit inclure un planning prévisionnel des travaux : gros œuvre, second œuvre, corps d’état techniques, livraison. À ce stade, personne ne connaît la date de démarrage réelle du chantier : elle dépend de l’issue de la consultation, du choix des entreprises et de l’obtention des autorisations. Le cabinet construit donc le planning en semaines relatives, de la semaine 1 à la semaine n. L’objectif : donner à voir la durée et l’enchaînement des phases aux entreprises consultées, sans engager de date.

Une fois le marché attribué et la date de démarrage fixée, l’entreprise retenue reprend ce même planning. Il lui suffit d’indiquer la date réelle de début de chantier. Toutes les phases se repositionnent alors sur le calendrier.

Comment faire un planning prévisionnel en pratique

La construction d’un planning prévisionnel suit la même logique qu’un planning Gantt classique. Seule différence : l’axe du temps n’affiche pas de dates, mais des numéros de semaines.

  1. Créez le planning sans renseigner de date de démarrage.
  2. Positionnez les tâches les unes après les autres, en semaine 1, semaine 2, semaine 3, etc., avec leurs durées et leurs liaisons habituelles.
  3. Structurez l’arborescence des tâches et sous-tâches comme sur un planning daté classique.
  4. Exportez ou présentez le planning en réunion ou dans un dossier de candidature, sans exposer de date qui n’est pas encore actée.

Cette logique existe dans GNT Planning Web. Son mode « planning prévisionnel » masque les dates réelles au profit de cette numérotation de semaines, à l’écran comme dans l’export PDF.

Basculer vers un planning réel une fois la date connue

Dès que vous connaissez la date de démarrage du projet, inutile de reconstruire le planning. Deux options permettent de repartir du planning prévisionnel pour obtenir un planning daté :

  • Décalez le planning d’un nombre de jours donné, si vous connaissez le décalage par rapport à une référence.
  • Faites démarrer le planning à une date précise, en indiquant simplement le jour de lancement. Toutes les tâches se repositionnent automatiquement, en conservant leur enchaînement et leurs durées.

Le planning garde sa structure, ses liaisons entre tâches et son avancement. Seul l’axe du temps change : il passe de la numérotation par semaines à un vrai calendrier.

Planning prévisionnel ou rétroplanning : quelle différence ?

Les deux termes sont parfois confondus, mais ils répondent à des besoins opposés :

  • Un rétroplanning part d’une date de fin connue et calcule, en remontant, quand chaque tâche doit démarrer pour tenir ce délai.
  • Un planning prévisionnel n’a ni date de début ni date de fin fixées. Il organise uniquement l’enchaînement et la durée des tâches, en semaines relatives.

Le premier répond à la question : à quelle date dois-je commencer pour finir à temps ? Le second répond à une autre question : comment s’organisent mes tâches, indépendamment de toute date ?

Questions fréquentes

Qu’est-ce que ça veut dire « prévisionnel » dans un planning ?

Un planning prévisionnel présente une organisation de projet sans dates réelles. Les tâches sont positionnées par semaines relatives (semaine 1, semaine 2…) plutôt que par dates calendaires, car la date de démarrage n’est pas encore connue.

Quels sont les différents types de planning ?

On distingue généralement le planning classique (dates réelles), le planning prévisionnel (semaines relatives, sans date fixée) et le rétroplanning (calcul des dates de départ à partir d’une date de fin imposée). Chacun répond à un moment différent du projet.

Peut-on transformer un planning prévisionnel en planning daté ?

Oui. Une fois la date de démarrage connue, le planning entier peut être décalé d’un nombre de jours donné, ou repositionné à partir d’une date de départ choisie. La structure et les liaisons entre tâches sont conservées.

Le planning prévisionnel convient-il aux dossiers d’appel d’offres ?

Oui, c’est l’un de ses usages les plus courants, notamment dans les dossiers d’architecte, où le planning doit être présenté avant que le marché ne soit signé et la date de démarrage fixée.

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Planning de maintenance préventive : structurer son calendrier avec un diagramme de Gantt

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La maintenance préventive repose sur un principe simple : intervenir avant la panne, pas après. Contrôles réguliers, révisions programmées, remplacement des pièces d’usure. Encore faut-il que ces échéances soient visibles, réparties dans le temps et suivies par la bonne personne. C’est là qu’un planning bien structuré fait toute la différence.

Qu’est-ce qu’un planning de maintenance préventive ?

Un planning de maintenance préventive liste les interventions à réaliser sur un ensemble d’équipements ou d’installations. Chaque tâche reçoit une fréquence définie à l’avance : quotidienne, mensuelle ou annuelle. L’objectif est simple : anticiper l’usure plutôt que de subir la panne. Ainsi, la charge de travail des équipes techniques se répartit sur l’année, au lieu de tout gérer dans l’urgence.

Pour une grande installation industrielle, avec des centaines de capteurs et un historique de pannes à exploiter, un logiciel de GMAO reste l’outil de référence. GMAO signifie Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur. En revanche, une PME, une copropriété ou un site tertiaire gère souvent un parc d’équipements plus restreint. Pour ces structures, un planning clair et bien organisé suffit largement, sans la lourdeur d’un GMAO complet.

Pourquoi le diagramme de Gantt convient au préventif

Le diagramme de Gantt affiche chaque tâche sur une ligne de temps, avec sa durée et son échéance. Pour de la maintenance préventive, cette lecture visuelle apporte trois avantages concrets :

  • Anticipation : les échéances à venir sautent aux yeux, sans avoir à consulter un tableau ligne par ligne.
  • Répartition de la charge : on voit immédiatement les périodes chargées et celles plus calmes, pour lisser les interventions.
  • Historique : une fois une tâche marquée comme réalisée, elle reste visible et datée, ce qui constitue une trace utile en cas de contrôle.

Structurer son planning avec GNT Planning Web

Voici la méthode concrète pour organiser un planning de maintenance préventive dans GNT Planning Web.

1. Créer une arborescence par site ou par équipement

La fonction d’organisation des tâches en arborescence permet de regrouper les interventions par bâtiment, par site ou par catégorie d’équipement (chauffage, sécurité incendie, matériel informatique). Chaque titre de groupe peut recevoir une couleur d’arrière-plan différente, ce qui aide à repérer un domaine d’un coup d’œil sur un planning chargé.

2. Définir la périodicité de chaque tâche

Une révision annuelle, un contrôle trimestriel, une vérification mensuelle : chaque tâche peut être positionnée avec sa propre fréquence. Plutôt que de recréer la tâche à chaque fois, il suffit de dupliquer le planning ou le bloc de tâches concerné pour reproduire le cycle sur la période suivante.

3. Suivre l’avancement

Chaque tâche dispose d’un pourcentage d’avancement visualisé directement sur sa barre. Pour une intervention de maintenance, cela permet de distinguer en un coup d’œil ce qui est terminé, en cours, ou pas encore démarré. Il est aussi possible de se positionner sur une date donnée et de mettre à jour l’avancement de toutes les tâches concernées en une seule action.

4. Créer un modèle réutilisable avec le mode Planning prévisionnel

Le mode « Planning prévisionnel » (offres Pro et Team) remplace les dates réelles par une numérotation de semaines relative, à l’écran comme dans l’export PDF. Concrètement, plutôt que de fixer « contrôle extincteurs le 14 mars », on définit « Semaine 1 ». Ce planning type devient alors un modèle réutilisable d’un site à l’autre ou d’une année sur l’autre, sans avoir à recalculer chaque échéance.

5. Partager le planning avec les équipes techniques

Le planning peut être partagé en consultation avec les techniciens ou prestataires concernés, sans qu’ils aient besoin d’un compte complet. Pratique pour transmettre le calendrier d’intervention du mois à une équipe de terrain.

Exemple concret

Un site tertiaire de 200 m² doit planifier : contrôle annuel des extincteurs, vérification trimestrielle de la climatisation, révision semestrielle de l’ascenseur, et maintenance mensuelle du parc informatique. Dans GNT Planning Web, chaque catégorie devient un groupe de tâches coloré. Les échéances apparaissent sur la ligne de temps, avec la couleur du groupe pour les identifier rapidement. En réunion de suivi technique, le mode présentation permet de projeter directement le planning en plein écran pour faire le point avec les prestataires.

Les limites face à un vrai GMAO

Un planning Gantt reste une solution de suivi et de visibilité. Il ne remplace pas une GMAO si l’entreprise a besoin de fiches équipement détaillées, d’un historique de pannes exploitable statistiquement, de gestion de stock de pièces détachées, ou de capteurs connectés pour de la maintenance prédictive. Pour ces besoins-là, un logiciel spécialisé reste le bon choix. GNT Planning Web répond en revanche très bien aux structures qui veulent avant tout ne plus rien oublier et répartir la charge de travail, sans investir dans un outil complexe.

FAQ

Quelle est la différence entre maintenance préventive et maintenance corrective ?

La maintenance préventive intervient avant la panne, selon un calendrier défini. La maintenance corrective intervient après, pour réparer un équipement en défaut.

Un diagramme de Gantt suffit-il pour gérer la maintenance préventive d’une PME ?

Oui, pour un parc d’équipements limité et sans besoin de traçabilité technique poussée, un planning Gantt bien structuré couvre l’essentiel : périodicité, répartition de la charge, suivi de l’avancement.

Peut-on dupliquer un planning de maintenance d’une année sur l’autre ?

Oui, GNT Planning Web permet de dupliquer un planning existant, ce qui évite de recréer chaque tâche récurrente à chaque nouvelle période.

Comment répartir les tâches de maintenance entre plusieurs sites ?

En créant des dossiers ou une arborescence par site, avec une couleur distincte par groupe de tâches, pour garder une lecture claire même avec plusieurs bâtiments.

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Comment fonctionne le partage de planning dans GNT Planning Web

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Partager un planning avec un client ou un sous-traitant demande, dans la plupart des outils, de créer un compte, de gérer un mot de passe, ou d’envoyer un PDF qui devient obsolète dès la première modification. GNT Planning Web propose une approche plus simple : un lien de consultation, sans compte à créer côté destinataire.

Voici comment cette fonctionnalité fonctionne concrètement, et comment l’utiliser efficacement.

Générer un lien de partage

Depuis un planning ouvert dans GNT Planning Web, vous générez un lien public en lecture seule en quelques secondes. Deux options facultatives accompagnent ce lien :

  • Un libellé pour identifier facilement à qui il est destiné (par exemple « Version client » ou « Sous-traitant lot 3 »).
  • Une date d’expiration, si l’accès ne doit être valable que pour une durée limitée.

Le lien peut ensuite être envoyé par email ou tout autre canal. Le destinataire n’a besoin ni de créer de compte, ni de saisir de mot de passe : il clique et accède directement au planning.

Création d’un lien de partage du planning

Plusieurs liens peuvent être actifs en même temps, selon votre plan d’abonnement. Cela permet, par exemple, de donner un accès différent à chaque client ou chaque intervenant sur un même chantier.

Ce que voit le destinataire

La personne qui ouvre le lien accède à une vue Gantt complète et interactive en navigation : elle peut zoomer, se déplacer par jour, semaine ou mois, et passer en plein écran. En revanche, aucune action de modification n’est possible. Déplacer ou redimensionner une tâche, cliquer sur un événement pour l’éditer : toutes ces actions sont désactivées sur cette vue.

Le destinataire peut néanmoins exporter le planning en PDF directement depuis cette vue partagée, avec un pied de page qui identifie l’origine du partage. Il dispose aussi d’une page d’information affichant l’entreprise, le créateur du planning et la date de dernière mise à jour.

Cette combinaison permet une consultation autonome, sans que le destinataire ait besoin de vous solliciter pour obtenir une version à jour.

Suivre les consultations

Pour chaque lien créé, vous retrouvez dans votre interface une liste complète des statistiques associées : nombre de visiteurs uniques, nombre total de visites, et statut du lien (actif, expiré ou révoqué).

Ce suivi est anonyme : aucune donnée personnelle n’est collectée sur les visiteurs, seul un identifiant technique côté navigateur permet de distinguer les visites uniques des visites répétées.

Révoquer ou faire expirer un lien

Un lien de partage peut être révoqué à tout moment. Il devient alors immédiatement invalide, même si le destinataire tente d’y accéder à nouveau. Vous gardez ainsi la main sur qui peut consulter votre planning, et jusqu’à quand.

Ce partage fonctionne sur le principe du lien « à porteur » : toute personne disposant de l'URL peut consulter le planning, sans contrôle nominatif par email ou mot de passe. Transmettez le uniquement aux personnes concernées, et révoquez le une fois l'usage terminé si la confidentialité du planning est sensible.

Bonnes pratiques d’utilisation

Pour tirer le meilleur parti du partage de planning, quelques principes simples permettent d’éviter les mauvaises surprises :

  • Nommez systématiquement vos liens. Un libellé clair évite de perdre le fil quand plusieurs liens sont actifs en parallèle.
  • Fixez une date d’expiration dès que l’accès n’a pas vocation à être permanent, par exemple pour un audit ou une intervention ponctuelle.
  • Révoquez les liens devenus inutiles. Un chantier terminé ou une mission achevée sont de bonnes occasions de faire le ménage.
  • Réservez ce partage aux consultations externes non sensibles, puisqu’il n’existe pas de contrôle d’accès par identité dans la version actuelle.

Foire aux questions

Le destinataire doit-il créer un compte pour consulter le planning ?

Non. Le lien donne un accès direct en lecture seule, sans compte ni mot de passe.

Le destinataire peut-il modifier le planning ?

Non. Toute action d’édition, comme déplacer ou redimensionner une tâche, est désactivée sur la vue partagée.

Puis-je savoir qui a consulté mon planning ?

Vous voyez le nombre de visiteurs uniques et le nombre total de visites, mais le suivi reste anonyme : aucune identité n’est associée aux consultations.

Que se passe-t-il si je révoque un lien ?

Le lien devient immédiatement invalide, y compris pour quelqu’un qui l’aurait déjà utilisé auparavant.

Combien de liens actifs puis-je avoir en même temps ?

Cela dépend de votre plan d’abonnement. Le plan Free permet un lien actif à la fois, tandis que les plans Pro et Team offrent un nombre illimité de liens simultanés.

Pour aller plus loin

Le partage de planning est l’une des fonctionnalités qui distinguent GNT Planning Web d’un simple envoi de PDF par email. Pour découvrir l’ensemble des fonctionnalités et les différences entre les plans Free, Pro et Team, consultez la page dédiée sur sodeasoft.com/gnt-planning.

Si votre équipe gère plutôt un planning d’affectation classique, l’article Gestion des congés en ligne peut aussi vous intéresser.

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