Gestion d’équipes dans planning web

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Gestion d'équipe dans le planning

On retrouve plusieurs notions lorsque l’on parle des gestion d’équipes dans un planning. Je vais aborder ici celles qui interviennent sur le planning pour le modifier/consulter et les équipes de personnes que l’on planifie. Et souvent ces deux notions se rejoignent.

La fausse bonne idée

J’ai souvent entendu des personnes qui au départ voulaient regrouper en une ligne leurs salariés qui sont en équipes. C’est peut être cohérent dans certains cas car en effet on gagne du temps pour la planification de ces binônes

éviter une ligne du planning pour plusieurs salariés

Malheureusement on va vite se rendre compte que cela pose plus d’inconvénients que d’avantage. L’illustration suivante va vous montrer en un coup d’oeil le problème qui arrivera rapidement si on utilise une ligne pour deux.

grouper les salariés visuellement dans le planning

Mais est-ce plus long pour planifier ?

Je pense que c’est pas la bonne question qu’il faut se poser car à moins d’avoir du personne clôné qui est en congés en même temps, ou qui tomberait malheureusement malade au même moment.

Les outils de duplication comme les copier/coller de tâches / semaine complète existent et l’astuce qui existe aussi bien dans SodeaSoft Planning Web que SodeaSoft Planning Pro qui consiste à déplacer une tâche en maintenant la touche CTRL pour la dupliquer vous fera gagner en efficacité :

📢Une personne par ligne !

Vous imaginez maintenant bien comment on gagne en flexibilité ! Aussi, dès qu’on fera un calcul d’heures, il serait complétement faussé si une ligne correspondrait à plusieurs personne. Alors en utilisant une ligne par personne, je vous invite à utiliser l’arrière plan pour regrouper visuellement vos salariés. :

Regrouper vos équipes par couleur
Regrouper vos équipes par couleur

Mais alors à quoi sert la gestion d’équipes dans Planning Web ?

La liste d’équipes que l’on peut créer servira évidemment à grouper nos ressources dans une ou plusieurs équipes mais aussi si on souhaite limiter l’accès à un utilisateur du planning à certaines ressources.

Liste de vos équipes
Liste de vos équipes

Maintenant on peut affecter un salarié à une ou plusieurs équipes. Si le salarié n’a aucune affectation et bien cela signifira qu’il sera visible lorsque l’on filtre à aucune équipe

Affectation d'équipes à une ressource
Affectation d’équipes à une ressource

Chaque utilisateur de votre planning peut être limité à une ou plusieurs équipe.

Vous pouvez limiter l'accès de vos utilisateurs à certaines équipes
Vous pouvez limiter l’accès de vos utilisateurs à certaines équipes
Via ce menu on peut trier les ressources selon les équipes
Via ce menu on peut trier les ressources selon les équipes

N’hésitez pas à tester gratuitement Sodeasoft Planning Web. Rendez-vous sur cette page : https://www.sodeasoft.com/planning-web/

Ajouter une liste personnalisée dans le planning

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Depuis la version 12 du logiciel Planning Pro, de nombreuses fonctions facultatives ont été ajoutées comme celle permettant de sélectionner des éléments dans une liste à choix multiple depuis une tâche du planning.

Création de la liste

Pour ajouter cette liste au planning il suffit de se rendre dans les Paramètre du logiciel. De là, on trouvera une rubrique nommé « Tâches » et sous le titre « Champs personnalisés » il suffit de cliquer sur la case « visible » et de lui donner un nom.

Enfin on pourra ajouter tout ce que l’on souhaite pouvoir sélectionner, de manière général, dans une tâche du planning

Création de la liste

Sélection depuis une tâche du planning

Maintenant lorsque l’on ouvre les propriétés d’une tâche du planning, si on va à la rubrique [ Information complémentaire] on retrouvera notre liste à choix multiple !

Liste à choix multiple dans le planning

Plein de scénario sont maintenant possibles ! On peut imaginer une checklist de chose à ne pas oublier pour une intervention par exemple ! Ou des outils à prendre pour une intervention.

De plus depuis les impressions individuelles, on retrouvera imprimé sous chaque tâche tous les éléments sélectionnés comme on le voit sur cette capture écran :

rapport individuel du planning avec les choix de la liste

Un autre rapport peut être éditié lorsque vous reliez vos tâches à un client. Ce rapport établi détermine le bilan des élements sélectionnée par clients

Découvrez en action le fonctionnement de cette nouvelle fonction dans la vidéo suivante :

Une version d’évaluation du logiciel SodeaSoft Planning Pro est téléchargeable ici : https://www.sodeasoft.com/planning-pro/telechargement-logiciel-de-planning-sodeasoft.php

Application Planning Web, 100% cloud !

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Sodeasoft vient de publier sa première application de planning dans le Cloud. Lorsque vous êtes mobile et que vous avez besoin d’un planning partout où vous vous déplacez, cette solution est idéale !

  • Vue principale du planning
  • fonctionne aussi sur smartphone
  • Calcul des heures
  • Gestion des droits des utilisateurs

Logiciel de bureau ou application web ?

L’un comme l’autre a ses avantages et ses inconvénients mais on se rends bien compte que depuis les confinements que nous connaissons, les logiciels de bureaux se sont pris un sacré tacle. J’y reviendrai dans un prochain article.

SodeaSoft Planning Web est développé en utilisant les toutes dernières technologies .NET de Microsoft et utilise le cloud Microsoft Azure. L’application est déployé dans un DataCenter de situé en France ( https://azure.microsoft.com/fr-fr/updates/azure-france-central-and-france-south-regions-now-generally-available/ ).

L’accès à l’application s’effectue donc depuis les navigateurs récents qu’ils soient Microsoft Edge, Apple Safari, incluant iOS, Mozilla Firefox ou Google Chrome, incluant Android et nécessite une connexion à internet !

Un héritage de Planning Pro

Comparaison entre Planning pro et Planning Web

En 23 ans, le logiciel Planning Pro en a vue des évolutions et nouvelles fonctions. Au lancement de Planning Web, c’est toute l’expérience de Planning Pro qu’il a fallu repérer et la priorité a été de parvenir à redévelopper la grille du planning la plus proche possible. On y retrouve la barre temps cliquable permettant de visualiser en un clic une semaine, un jour ou un mois ! Mais aussi la vue « agenda » d’une ressource en cliquant sur son nom. Tout n’est pas encore à 100% de l’objectif mais Planning web est en constante amélioration ; Ce qui est un sacré avantage par rapport à un logiciel installée d’ailleurs.

Fonctionnalités actuellement disponibles

On y retrouve dans un premier temps les principales gestions des codes, liste des utilisateurs … :

  • Calcul des heures
  • Gestion des ressources
  • Classement par équipes
  • Vue Calendrier
  • Liste des tâches avec édition PDF
  • Liste d’affectation (clients / projets / chantier)
  • Corbeille de toutes tâches effacées

Planning Web étant en constante évolutions, des mises à jours sont très régulièrement mise et l’utilisateur retrouvera une rubrique « A propos / Version » où il peut consulter les avancées effectuée.

Vous pouvez demander un accès pour essayer Planning web : https://www.sodeasoft.com/planning-web-demo.php

Créer le PDF de votre planning de projet

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La version 4.0 du logiciel SodeaSoft Gnt Planning intègre un éditeur natif de fichier PDF entièrement personnalisable ! Une fonction indispensable pour gagner du temps et établir des plannings de projets soignés !

Poster ou bannière ?

Vous pouvez étaler votre planning sur plusieurs pages ! Imaginons que vous n’avez pas de tracer pour imprimer votre planning sur un format A2, A1 ou A0. Si vous possédez un imprimante A3 vous pouvez ainsi étirer votre planning sur deux feuilles A3 !

planning de projet sur plusieurs feuilles

Lorsque vous choisissez de générer votre planning sur plusieurs feuilles, vous avez aussi le choix d’imprimer ou pas le report de la colonne des titres à gauche. En effet si vous compter réunir plusieurs feuillez après l’impression, il ne sera pas forcément utile de reporter sur chaque page la colonne des titres selon la taille de votre planning de projet.

Aussi, vous pouvez choisir bien évidement le format de la page mais aussi de personnaliser les dimensions et pourquoi pas éditer votre planning de Gantt comme une bannière d’un mètre de large sur 30cm de hauteur ! C’est possible !

Format de la page du planning

Personnalisez votre édition

De nombreux nouveaux choix sont maintenant disponible. Par exemple vous pouvez dorénavant choisir la couleur de fond et de police des en-têtes. Ou encore de retirez de l’impression la ligne des jours pour ne conserver que les mois et numéro de semaine ou encore, ajoutez vos logos en haut du document

Personnalisation des couleurs du planning

Les styles des évènements

Un nouveau format d’évènement fait aussi son apparition, c’est la « flèche ». Mon préféré 😉. Les trois autres formats de base sont évidement conservé. Comme le montre l’animation ci-dessous, vous pouvez les modifier depuis l’onglet FORMAT ou depuis les propriétés d’un évènement en double-cliquant dessus ou via le clic-droit.

Style des évènements du planning

Les clients possédant une ancienne version peuvent consulter les modalités de migration depuis leur espace client sur https://support.sodeasoft.com. D’autre part, une version d’évaluation est disponible sur le site https://www.sodeasoft.com/gnt-planning/telechargement-logiciel-diagramme-gantt-evaluation.php

Planning Pro avec Cloud Desktop

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Il peut arriver que l’on ait besoin d’utiliser son logiciel bureautique de n’importe où ? Les grandes entreprises ont pour la plupart un Windows Server et utilisent l’accès à distance (Remote Desktop) et les employés se connectent de chez eux au serveur de l’entreprise et peuvent ainsi travailler sur les logiciels de l’entreprise.

L’option HTML de Planning Pro est utilisée pour une consultation via l’extérieur mais parfois le besoin est différent.

Mais cela à un coût non négligeable ! une petite entreprise n’a pas les moyens de se payer ce luxe.

Je viens de tester pour vous une solution qu’OVH offre : « Cloud Desktop« .

Qu’est ce que ce Cloud Desktop ?

Pour reprendre leur définition : « Vous profitez d’une machine accessible depuis n’importe quel navigateur et bénéficiez d’un poste de travail disponible à tout moment. Vous retrouvez votre environnement à l’identique avec vos données et vos logiciels, peu importe où vous êtes.  »

D’abord, ça donne quoi ? Voici un gif animé de ce que je viens de faire depuis mon navigateur HTML5, ici Firefox :

Planning Pro Cloud Desktop

Mais combien ça coûte ?

Pour 13€ HT / mois j’ai donc un Windows Server avec 2Go de Ram, un disque C de 40Go où il y a Windows Server, libre Office de préinstallé et un disque D de 10Go, largement suffisant pour une utilisation bureautique et on peut ensuite augmenter sa puissance ! (pour 20€ /mois vous pourriez avoir Office 365 en plus, 4Go de Ram et 50Go de disque D:)

Suivez ce lien : https://www.ovh.com/fr/cloud/cloud-desktop/

Cloud Desktop OVH

On peut donc utiliser un Windows en ligne depuis le navigateur ou alors en installer le logiciel VMWare  sur votre ordinateur local MAC, PC ou Linux. Le client VMWare Horizon existe sur toutes les plateformes allant de Windows à iOS et même sur le store de Windows 10 ! L’utilisation via VMWare est beaucoup plus confortable à mon goût. Via le navigateur, ça dépanne, c’est impressionnant mais ce n’est pas fait pour une utilisation prolongée :

VMWare Horizon

 

Au final, si vous avez besoin de mobilité avec vos logiciels, je trouve que c’est une très bonne solution. Cependant si vous êtes plusieurs, OVH propose aussi d’autres offres.

Planning Pro avec Cloud Desktop

 

Même depuis un Android

En installant l’application VMWare sur mon Android, j’ai donc pu aussi utiliser planning Pro. Cette app VMware est super bien faite et j’ai pu sans difficulté utiliser Planning Pro ! Évidemment ce n’est pas pour un usage de 8 heures par jour.

Planning Pro sur Android Logiciel de Planning Pro sur mon Android

 

Mais pour imprimer ?

Évidement, pour ce Windows, cet ordinateur n’est pas dans votre entreprise, il ne connaît donc pas les périphériques reliés à l’ordinateur se connectant à ce Windows ; donc il ne connait pas votre imprimante locale.. Une solution très simple est alors d’imprimer en PDF (Planning Pro le fait nativement) dans un Dropbox ou OneDrive ! La connexion internet où est hébergé ce Windows étant en fibre, le PDF est quasiment instantanément arrivé sur votre ordinateur local.

Ma conclusion

Bien sûr vous devez avoir acquis préalablement une licence de Planning Pro pour ce Windows là.

À noter que ce Windows Cloud Desktop ne peut être relié à votre réseau Ethernet de votre entreprise : on est dans un autre environnement.

Cette solution est faite pour les personnes nomades et pas pour que plusieurs personnes s’y connectent (Pour ça il y a d’autres solutions de Windows Server dans le même principe, c’est à dire sur Cloud mais il faut acquérir des licences utilisateurs nommées Microsoft CAL  User ).

Donc un Windows en ligne avec vos logiciels et vous vous y connectez de n’importe où !

 

 

 

Alerte sur une tâche du planning

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Il est possible d’ajouter une alerte sur chacune des tâches du planning. Cette alarme sera utilisée par le plug-in SodeaSoft Reminder. Son paramétrage est simple, il suffit juste de lui indiquer le dossier où se trouve la base de données de Sodeasoft Planning Pro.

alerte sur une tâche

Quoi de neuf dans ce nouveau plug-in ?

Si vous avez connu l’ancienne version, vous ne perdrez pas vos habitudes. A l’ouverture de cette application, il faudra juste lui indiquer le dossier où est le fichier planningpro.db et éventuellement choisir un profil concernant les alertes. Ainsi vous pouvez filtrer les alarmes que vous recevrez.

notification de rendez-vous

Installation

Ici un grand changement ; Le logiciel n’utilise plus une installation traditionnelle mais une technologie Microsoft appelée ClickOnce. Le déploiement de l’application est donc très simple. Depuis le site du plug-in https://www.sodeasoft.com/planning-pro/telechargement-logiciel-gratuit-reminder.php en cliquant sur le bouton d’installation, l’application s’installera toute seule et de manière très propre dans votre système. Un peu comme une application d’un store.

deploiement clickonce planning

Un autre avantage et qu’à chaque fois que l’application démarre, elle vérifie si une nouvelle version est disponible. Si oui, un message offre de lancer la mise à jour, qui est généralement très rapide :

mise à jour reminder

Après une mise à jour, si on détecte un problème avec la nouvelle version, l’utilisateur peut facilement ramener la version précédente, qui a été conservée sur son ordinateur depuis les paramètres de Windows à la rubriques « Applications et fonctionnalités ».

Open source

Enfin s’il vous manque une fonctionnalité ou que vous aimeriez voir le code source de ce plug-in. Les sources sont disponible en open-source sur Github à cette adresse : https://github.com/tossnet/reminder/

planning reminder opensource

Retrouvez d’autres informations sur SodeaSoft Reminder ici : https://www.sodeasoft.com/planning-pro/logiciel-alarme-et-alerte-sur-rendez-vous-planning.php

Ajouter des sécurités à votre logiciel de planning

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Une nouvelle fonction de vérification et maintenant disponible dans la mise à jour 11.0.4.2 de SodeaSoft Planning Pro. Elle permet de contrôler la disponibilité d’une ressource lorsque vous ajoutez une tâche au planning. Une autre permet de choisir s’il faut empêcher systématiquement l’ajout d’une tâche selon la qualification de la ressource

Par défaut ces fonctions ne sont pas actives. Si vous souhaitez utiliser l’une de ces fonctions, rendez-vous dans les paramètres avancées du logiciel.

Activer la fonction depuis les paramètres

paramètres avancées du logiciel de planning

Ces paramètres étant stockés dans la base de données communes, il n’est donc pas utile de l’activer sur chaque ordinateur équipé du logiciel.

Fonctionnement du contrôle de disponibilité

Cette fonction est utile lorsque vous ajoutez ou déplacez une tâche en utilisant ses propriétés. Si vous y modifiez la date alors que vous n’avez pas visualisé auparavant si cette ressource est disponible à cet instant, le logiciel va contrôler que cette personne n’a rien à son planning.

contrôle de disponibilité d'une ressource dans le planning

Dans l’exemple ci dessus, on souhaite ajouter une tâche le 9 avril. Or la ressource est en congés. Lorsque qu’on va cliquer sur le bouton [ Appliquer ], le logiciel va nous informer d’un chevauchement qui n’est pas forcément désirable :

chevauchement d'un rendez-vous

A l’utilisateur de choisir s’il continu son action.

Fonctionnement de l’interdiction d’ajout de tâche selon la qualification

Petit rappel sur la qualification d’une tâche

On peut indiquer qu’une tâche requière qu’une ressource ait une compétence pour être ajoutée. Il suffit de définir une compétence à la tâche :

qualification necessaire d'une activité

et on affecte aux ressources les différentes compétences qu’elles possèdent :

affectation d'une compétence à une ressource

Et Lorsqu’on ajouter une tâche…

Ainsi lorsqu’on affecte une tâche à une ressource n’ayant pas la compétence requise, par défaut le logiciel posera la question si vous souhaitez l’ajouter quand même. Ce qui peut être pratique. Mais maintenant vous avez la possibilité d’interdire carrément l’ajout en informant l’utilisateur que cela n’est pas possible :

messages à l'ajout d'une tâche

Logiciel Gantt Planning de chantiers pour vos projects

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La nouvelle version 3.0 de SodeaSoft Gnt Planning (diagramme de Gantt) est enfin disponible !

2x plus rapide ! Amélioration et modernisation de l’interface ! De nouvelles options d’impressions… Cette nouvelle version mérite vraiment votre attention!

 

Ajouter vos logos à l’impression

En effet , il est dorénavant possible d’ajouter 2 logos sur l’impression de vos plannings. L’un qui peut être aligné à gauche ou centré, l’autre centré sur la droite. L’utilisation d’un seul logo est possible !

Aussi , le logiciel veillera à ce que vous n’ajoutiez pas n’importe quoi comme logo en testant la taille de l’image ; Elle doit être inférieure à 600Ko (n’oublions pas que c’est un logo qu’on place ) et la largeur : Elle doit être inférieure à 30cm

Chaque planning peut avoir des logos différents ou utiliser le(s) logo(s) paramétré(s) de manière général au logiciel !

Essayez vous même la nouvelle version ! Une version d’évaluation est disponible en téléchargement : https://www.sodeasoft.com/gnt-planning/

Bon maintenant j’ai vraiment envie d’essayer ce logiciel sur une Surface Studio ! par vous ? 😉

Le meilleur logiciel de planning

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Faut dire qu’on le bichonne beaucoup notre logiciel ! et donc pour nous et bien c’est le meilleur ! Après on peut vous en raconter des histoires où certains n’ont pas arrêté de copier des fonctionnalités voire certains utilisaient même notre marque « SodeaSoft » dans les moteurs de recherche pour tenter de tromper l’internaute. Ils nous ont fait bien rire parfois ^^ Mais bon, finalement ça fait plaisir de se faire copier… Il en reste qu’on sait qui innove et qui copie.

En parlant de nouveautés…

La version 11.0.3 est disponible avec entre autres plusieurs modifications visuelles : On utilise maintenant les volets verticaux à la place des onglets. Alors en fait ce type de volet (nommé SplitView) est apparu dans beaucoup d’applications sur smartphones et repris dans de nombreuses applications de Windows 10.

Mais est-ce nouveau ?…

Non ! C’est quasi un retour aux sources car rappelez vous dans Windows XP ! :

splitview de XP à windows 10

Si vous n’avez pas Windows 10, vous avez alors découvert ce principe de volet dès la version 11 de Planning Pro.

C’est un contrôle où le design est épuré et simplifié. Où l’accent est mis sur le contenu et la lecture beaucoup plus claire.

L’idée était aussi d’harmoniser différentes interfaces. Je vous cache pas que ça a aussi beaucoup simplifier le code et donc ça consomme moins de ressources machine !

Pour l’instant 3 fenêtres ont subit un rafraichissement:

Propriétés d’une tâche

Gestion des ressources

Impression individuelle

Voilà, l’ensemble est maintenant aussi très cohérent et on espère que vous apprécierez leur simplicité et que ça améliore la productivité !

Une version d’évaluation reste toujours disponible sur le site SodeaSoft.com

 

Consuler votre planning sur internet

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Vous allez adorer la nouvelle version de l’option HTML disponible dès la version 11.0.2 de Planning Pro !  Voyez par vous même cette petite présentation :

Pour rappel, l’option HTML est, comme son nom l’indique une option au logiciel. Elle permet de créer un site internet avec les données de votre planning sur PC.

A quoi ça sert ?

Vos collaborateurs ne sont pas au bureau et ont besoin de savoir ce qui a été prévu au planning. Vous souhaitez savoir les dernières modifications qui ont été apportées au planning alors que vous êtes absent. Vous souhaitez ajouter une tâche au planning avant qu’un collaborateur ne prenne le créneaux actuellement disponible mais ne retournez pas à l’entreprise avant ce soir. Donner une lisibilité à vos clients pour un groupe de ressource spécifique. Voici donc quelques scénarios où l’option HTML répond parfaitement !

Ce qu’il vous faut

Il faut avoir au moins :

* Vous devez être propriétaire et posséder les login et mot de passe ; Il arrive que des sociétés sous-traitent leur site web et ne sont ni propriétaire de leurs pages ni de leur site web… Renseignez-vous.

Comment ça fonctionne ?

L’option HTML est mis en place sur l’un de vos PC et va périodiquement  lire votre base de données. Générer dans un dossier séparé le site web et l’envoyer dans un sous-dossier de votre choix sur votre hébergement internet.

Il y a plusieurs options:

  • De sélectionner un groupe de ressource ou de client
  • D’afficher la désignation de la tâche et du client
  • De ne pas envoyer les commentaires des tâches (à défaut il apparaitront via une bulle d’aide)
  • D’exporter les liens (seulement les URL http:// ou ftp) liées aux tâches
  • Vous pouvez choisir d’ajouter la possibilité d’ajouter une tâche à distance,

Ajouter une tâche à distance nécessite que le petit programme Toolbox.exe (dans le dossier d’installation de Planning Pro) fonctionne. Son rôle est de lire ce qui est ajouté via le Net et l’injecter dans votre planning :

Et tout ceci sans payer de mensualité !

En effet, l’option HTML n’est pas une application Cloud, vous ne payez que votre hébergement à votre fournisseur d’espace web

Alors quoi de neuf ?

La page permettant de choisir la semaine à visualiser a été refaite. On peut en un coup d’œil mieux se repérer : les semaines passées sont d’une autre couleur que les semaines à venir :

choix de la semaine de planning à visualiser

Les boutons de navigation entre les semaines refait et de nouveaux apparaissent que nous détailleront après :

exemple de semaine de planning sur internet

Les informations complémentaires sont visibles via les lignes en pointillés et au survol, une bulle apparaît. De plus si un lien HTTP ou FTP est mis dans la tâches, on peut choisir de l’envoyer sur la page web :
lien et tooltip dans le planning

On peut maintenant consulter les dernières modifications apportées au planning !

Amélioration du formulaire d’ajout d’une tâche avec un choix de date simplifié :
ajout d'une tâche au planning

Une fois la demande d’ajout effectuée, l’utilisateur sait tout de suite qu’elle a été prise en compte et voit ce qui n’est pas encore traité :
Liste des demandes de tâches en cours

De plus à part les pages sont traduites automatiquement selon la langue du navigateur en anglais, allemand ou français. Mais pas les tâches qui restent dans la langue avec laquelle elles ont été écrite.

Voici une petite démo de que ce créé l’Option HTML : https://www.sodeasoft.com/planning-pro/option-html/

Retrouver des informations aussi sur cette page : https://www.sodeasoft.com/planning-pro/planning-internet-avec-option-html-du-logiciel.php